ПРОЕКТ

 

 «УТВЕРЖДЕНО»

 

                                                              Решением общего собрания  ДПК  «СВЕТЛАНА»

 

   Протокол      от «_____» __________ 2021 г.

 

                             Председатель собрания:

 

                           _________________

 

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

 

О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИЯ АРХИВА   

 

      ДАЧНО-ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО КООПЕРАТИВА   «СВЕТЛАНА»

 

 

 

 

 

1. Общие положения

 

1.1 Настоящее положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности садоводческого некоммерческого товарищества «СВЕТЛАНА» (далее – «Товарищество») документов.

 

Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.

 

1.2. В положении используются следующие основные понятия:

 

- “документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

 

- “документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товариществом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества; “документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;

 

- “делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

 

- “архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товариществе с целью их использования в деятельности Товарищества;

 

- “реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;

 

- “подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;

 

- “копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

 

- “регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

 

- “номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товариществе, с указанием сроков их хранения;

 

- “дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.

 

 1.3. Настоящее положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».

 

1.4. Требования положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными  документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

 

1.5. Организация делопроизводства в Товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и , в дальнейшем, системы электронного документооборота.

 

1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

 

1.7. Настоящее положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

 

1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

 

1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное положение принадлежит исключительно общему собранию членов Товарищества.

 

2. Правила организации делопроизводства

 

2.1. Делопроизводство в  ДПК«Светлана» организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 217- ФЗ от 29.07.2017 г.

 

2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на председателя Товарищества. Он назначает лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Товариществе из числа членов правления Товарищества, если иное не предусмотрено штатным расписанием.

 

2.3. После избрания общим собранием председателя, прежний председатель Товарищества обязан в течение 7 дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел Товарищества более чем на 7 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на общем собрании) вправе обжаловать действия виновного председателя в суде.

 

2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется правлением Товарищества.

 

3. Правление обязано:

 

3.1  Обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;

 

3.2  Принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);

 

3.3  Обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.

 

3.4  Обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой устанавливается решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:

 

- устава товарищества, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;

 

- бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества, приходно-расходных смет товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);

 

-  заключения ревизионной комиссии (ревизора) товарищества;

 

-  документов, подтверждающих права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;

 

-  протокола собрания об учреждении товарищества, протоколов общих собраний членов товарищества, заседаний правления товарищества и ревизионной комиссии товарищества;

 

-  финансово-экономического обоснования размера взносов;

 

-  иных внутренних документов товарищества.

 

4. Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее  заявление о предоставлении копий

 

4.1. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев, определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

 

4.2. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения председателя Товарищества и на основании письменных запросов.

 

4.3.  Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения председателя Товарищества.

 

4.4. Непосредственное ведение делопроизводства в Товариществе осуществляется избранным для этого членом правления Товарищества или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя Товарищества.

 

        4.5. Документовед  несет  ответственность за соблюдение/не соблюдение конфиденциальности экономической, технологической, технической и другой информации, касающейся работы в течение всего срока работы по данному направлению. 

 

4.6. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

 

5. Создание документов в Товариществе

 

5.1. Документы в Товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

 

5.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

 

5.3.  Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются правлением Товарищества.

 

5.4.  Реквизитами документов Товарищества являются:

 

- наименование Товарищества;

 

- должность лица – автора документа;

 

- подпись ответственного лица;

 

- вид документа;

 

- место составления документа;

 

- адресат;

 

- дата документа;

 

- регистрационный номер документа;

 

- текст документа;

 

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);

 

- отметка о наличии приложений;

 

- оттиск печати;

 

- отметка о заверении копии.

 

 5.5.  Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

 

5.6.  В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация; поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая).

 

5.7.  К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:

 

- Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний членов Товарищества, протоколы правления Товарищества, протоколы ревизионной комиссии Товарищества);

 

- Постановления правления Товарищества (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний членов Товарищества);

 

- Предписания правления Товарищества (принимаются в рамках компетенции Товарищества);

 

- Реестр членов Товарищества;

 

- журнал регистрации заседаний правления Товарищества;

 

- журнал регистрации Общих собраний членов Товарищества.

 

 5.8. Конкретную форму документов, указанных в п.5.7.  разрабатывает и утверждает правление Товарищества.

 

5.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

 

Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2018,

 

где 001 – порядковый регистрационный номер;

 

01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;

 

2018 – год поступления.

 

На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится 30 дней, промежуточный ответ – через 10 дней.

 

5.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день  подписания или утверждения правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.

 

5.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:

 

- перед текстом письма обязательно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.

 

- Исходящие документы подписываются председателем правления. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.

 

- Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.

 

 5.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества.

 

Формирование документального фонда Товарищества осуществляется правлением Товарищества путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.

 

5.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером  Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту. В случае заключения договора на обслуживание с аутсортинговой бухгалтерией, финансовый документооборот ведется в соответствии с договором.

 

5.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся  в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.

 

6. Ведение Архива

 

6.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе Товарищества.

 

6.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.

 

6.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом.

 

6.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:

 

- учредительные документы;

 

- уставы во всех редакциях;

 

- внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;

 

- заявления на членство в Товариществе;

 

- приходно-расходные сметы Товарищества;

 

- ведомости приёма взносов и платежей;

 

- документы (в том числе приложения к ним) общих собраний, заседаний правления, комиссий;

 

- отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

 

- договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

 

- сопроводительные документы на имущество общего пользования, а так же на имущество, переданное гражданами в управление Товариществу;

 

- судебные решения по делам с участием Товарищества;

 

- акты уничтожения документов;

 

- номенклатура дел, книг, журналов Товарищества.

 

 6.5. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества комиссионно.

 

6.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

 

- номер протокола заседания правления;

 

- наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;

 

- лица, осуществившие уничтожение документов.

 

 6.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

 

7. Заключительные положения

 

7.1.Настоящее Положение принимается на общем собрании членов Товарищества простым большинством голосов на правах внутреннего документа Товарищества.